Digitaler Nachlass: Konten und Daten für den Ernstfall regeln

Warum der digitale Nachlass geregelt werden sollte

Zum digitalen Nachlass gehören weit mehr als Dateien auf einem Computer. Dazu zählen E-Mail-Postfächer, soziale Netzwerke, Cloud-Speicher, Onlinebanken, Bezahldienste, Abonnements, Domains, digitale Fotos, Kryptowährungen, Kundenkonten und Geräte. Auch Zugangsdaten zu Heizungssteuerungen, Überwachungskameras oder Smart-Home-Systemen können nach einem Todesfall relevant werden.

Für Angehörige entsteht häufig eine schwierige Kombination aus organisatorischen, rechtlichen und technischen Fragen: Welche Konten existieren? Welche Verträge laufen weiter? Wo liegen wichtige Dokumente? Wie lassen sich Daten sichern, ohne die Privatsphäre anderer Personen zu verletzen? Und wie kann verhindert werden, dass Kriminelle auf ungeschützte Konten zugreifen?

Eine vorbereitete Regelung schafft keine vollständige Sicherheit für jede denkbare Situation. Sie sorgt jedoch dafür, dass berechtigte Personen handlungsfähig werden und nicht auf zufällige Hinweise in Geräten, Papierunterlagen oder alten E-Mails angewiesen sind. Die Planung sollte dabei regelmäßig überprüft werden, weil sich Konten, Geräte, Dienste und gesetzliche Rahmenbedingungen verändern.

Was rechtlich zum digitalen Nachlass gehört

Nach deutschem Erbrecht geht das Vermögen einer verstorbenen Person grundsätzlich auf die Erben über. Als zentrale Vorschrift gilt § 1922 des Bürgerlichen Gesetzbuchs. Der Bundesgerichtshof hat im Urteil vom 12. Juli 2018, Aktenzeichen III ZR 183/17, klargestellt, dass ein Vertrag über ein Benutzerkonto grundsätzlich auf die Erben übergehen kann. In dem Verfahren ging es um den Zugang zu einem sozialen Netzwerk.

Diese rechtliche Einordnung bedeutet nicht, dass Angehörige automatisch jedes Konto öffnen oder jede gespeicherte Kommunikation lesen dürfen. Entscheidend sind unter anderem die Erbenstellung, vertragliche Regelungen, der Wille der verstorbenen Person sowie der Schutz der Rechte anderer Beteiligter. Das Datenschutzrecht regelt den Schutz lebender Personen und ersetzt keine Nachlassregelung.

Urheberrechte, Persönlichkeitsrechte, Geschäftsgeheimnisse und besondere Geheimhaltungspflichten können zusätzliche Fragen aufwerfen. Bei umfangreichen Vermögenswerten, geschäftlich genutzten Konten, digitalen Währungen oder Streit zwischen Erben ist rechtliche Beratung sinnvoll. Eine technische Anleitung kann die Prüfung des Einzelfalls nicht ersetzen.

Eine belastbare Übersicht aller digitalen Werte erstellen

Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme. Sie sollte nicht nur die bekannten Hauptkonten erfassen, sondern auch weniger auffällige Dienste, die Zahlungen auslösen oder wichtige Daten enthalten. Eine strukturierte Tabelle kann beispielsweise folgende Spalten enthalten:

Kategorie	Mögliche Einträge	Wichtige Angaben
Kommunikation	E-Mail, Messenger, Videokonferenzen	Anbieter, Zweck, Aufbewahrung oder Löschung
Finanzen	Bank, Bezahldienst, Wertpapierdepot, Kryptowährungen	Vertragsunterlagen, Wallet, Ansprechpartner
Daten	Cloud, Fotos, Backups, lokale Datenträger	Speicherort, Verschlüsselung, Sicherung
Verträge	Streaming, Mobilfunk, Software, Domains	Kundennummer, Laufzeit, Kündigungswunsch
Geräte	Smartphone, Computer, Tablet, NAS	Standort, Entsperrung, Sicherungszustand

Die Liste sollte den Inhalt eines Kontos nicht unnötig detailliert beschreiben. Für die spätere Bearbeitung sind vor allem die Existenz des Kontos, sein Zweck, der gewünschte Umgang und die zuständige Vertrauensperson wichtig. Konten mit finanzieller Bedeutung sollten getrennt von rein privaten Profilen markiert werden.

Passwörter dokumentieren, ohne ein neues Sicherheitsrisiko zu schaffen

Eine unverschlüsselte Datei mit sämtlichen Passwörtern auf dem Schreibtisch oder im Cloud-Ordner ist keine geeignete Nachlassregelung. Das Dokument könnte bei einem Einbruch, einem Schadprogramm oder einem kompromittierten Konto in falsche Hände geraten.

Robuster ist die Kombination aus einem Passwortmanager und einem vorher festgelegten Notfallzugriff. Dabei sollten folgende Punkte geprüft werden:

• Unterstützt der Passwortmanager einen Notfallkontakt oder eine Wiederherstellung durch eine Vertrauensperson?
• Welche Wartefrist, Bestätigung oder Identitätsprüfung gilt für den Notfallzugriff?
• Wo befinden sich das Hauptpasswort, ein Wiederherstellungsschlüssel oder ein verschlüsseltes Backup?
• Wer darf die Zugangsdaten erhalten, und wer darf nur eine Kontenliste sehen?
• Wie wird der Zugriff widerrufen, wenn sich die Vertrauensbeziehung ändert?

Das Hauptpasswort sollte nicht gemeinsam mit einem Wiederherstellungscode am selben ungeschützten Ort liegen. Möglich ist eine Aufteilung: Eine Person verwahrt einen versiegelten Hinweis, während eine andere Person oder ein Notar über die Vollmacht und die Zugriffsvoraussetzungen informiert ist. Die konkrete Lösung muss zum persönlichen Sicherheitsbedarf und zur familiären Situation passen.

Nach einer Änderung des Hauptpassworts oder der Zwei-Faktor-Authentifizierung ist die Dokumentation zu aktualisieren. Alte Sicherungscodes und frühere Ausdrucke gehören vernichtet, sofern sie nicht mehr benötigt werden.

Konten nach gewünschtem Umgang ordnen

Nicht jedes Konto soll nach dem Todesfall gleich behandelt werden. Eine klare Entscheidung verhindert, dass Angehörige aus Unsicherheit alles aufbewahren oder vorschnell löschen. Für jedes Konto kann eine der folgenden Kategorien festgelegt werden:

1. Übernehmen oder sichern: Die Daten werden für Erben, Familienmitglieder oder die Abwicklung eines Vertrags benötigt.
2. Archivieren: Fotos, Dokumente oder Nachrichten sollen zunächst gesichert und erst später bewertet werden.
3. Löschen: Das Konto soll nach der Abwicklung beendet werden, sofern keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
4. Gedenkzustand oder eingeschränkte Nutzung: Ein Dienst bietet eine besondere Statusänderung an, ohne dass das Konto vollständig gelöscht wird.
5. Nicht öffnen: Private Bereiche sollen auch im Nachlass nicht eingesehen werden, soweit dies rechtlich und technisch umsetzbar ist.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen Konten mit laufenden Kosten. Dazu zählen beispielsweise Hosting, Streaming, Mobilfunk, Softwarelizenzen und digitale Abonnements. Ebenso sollten automatische Zahlungen und gespeicherte Zahlungsmittel erfasst werden. Bei Bankkonten oder Versicherungen erfolgt die Abwicklung nicht über das gewöhnliche Benutzerpasswort, sondern über die dafür vorgesehenen Nachlassverfahren.

E-Mail-Postfächer und Cloud-Speicher gezielt vorbereiten

Das E-Mail-Konto ist häufig der technische Schlüssel zu vielen anderen Diensten. Über die Funktion zur Passwortzurücksetzung lassen sich damit weitere Konten erreichen. Deshalb sollte es besonders geschützt und in der Nachlassplanung ausdrücklich berücksichtigt werden.

Eine sinnvolle Vorbereitung umfasst mehrere Schritte:

1. Alle wichtigen E-Mail-Adressen und ihre jeweiligen Zwecke erfassen.
2. Wiederherstellungsadressen und Telefonnummern auf Aktualität prüfen.
3. Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren und Wiederherstellungscodes sicher verwahren.
4. Festlegen, ob das Postfach gelesen, archiviert oder nach der Abwicklung gelöscht werden soll.
5. Wichtige Dokumente aus dem Postfach zusätzlich an einem vorgesehenen Ort sichern.

Cloud-Speicher sollte nicht nur anhand des Anbieters dokumentiert werden. Relevant sind die konkreten Ordner, Freigaben, Synchronisationsgeräte und verschlüsselten Archive. Eine Person kann zwar als Freigabeempfänger eingetragen sein, aber möglicherweise nicht auf alle Kontobereiche zugreifen. Freigabelinks sollten regelmäßig kontrolliert und bei Bedarf deaktiviert werden.

Bei gemeinsamen Ordnern ist zu beachten, dass darin Daten mehrerer Personen liegen können. Eine pauschale Weitergabe des gesamten Cloud-Inhalts kann deren Privatsphäre beeinträchtigen. Eine getrennte Ablage privater, gemeinsamer und geschäftlicher Daten reduziert dieses Problem.

Smartphone, Computer und verschlüsselte Datenträger einbeziehen

Geräte enthalten oft die wichtigsten Zugangsschlüssel, Fotos und Authentifizierungs-Apps. Gleichzeitig schützt die Bildschirmsperre die Daten vor unbefugtem Zugriff. Die Entsperrinformation sollte deshalb nicht offen am Gerät liegen, aber für die vorgesehene Vertrauensperson erreichbar sein.

Zu dokumentieren sind insbesondere:

• Gerätetyp, Seriennummer oder eindeutige Bezeichnung und Aufbewahrungsort
• PIN, Gerätecode oder sichere Wiederherstellungsmöglichkeit
• Verwendete Authentifizierungs-App und vorhandene Sicherungscodes
• Verschlüsselte USB-Laufwerke, externe Festplatten und Netzwerkspeicher
• Standort und Aktualität der Backups
• Wunsch zur Weitergabe, Archivierung oder Löschung der Daten

Bei modernen Smartphones und Computern kann die Verschlüsselung an das Gerätepasswort, ein Benutzerkonto oder einen Wiederherstellungsschlüssel gebunden sein. Ohne diese Information sind Daten unter Umständen nicht wiederherstellbar. Wer einen Wiederherstellungsschlüssel besitzt, erhält je nach System möglicherweise Zugriff auf sehr große Datenmengen. Er sollte deshalb wie ein hochsensibles Passwort behandelt werden.

Vor einer geplanten Weitergabe ist zu klären, ob ein Backup tatsächlich lesbar ist. Ein Sicherungsprozess, der nie testweise wiederhergestellt wurde, bietet keine verlässliche Gewissheit. Testdaten oder eine Kopie auf einem separaten Gerät können zeigen, ob Fotos und Dokumente vollständig vorhanden sind.

Anbieterfunktionen für den Ernstfall richtig einschätzen

Viele große Plattformen bieten Funktionen für inaktive Konten, Nachlasskontakte oder die Kontolöschung nach längerer Inaktivität. Diese Funktionen können hilfreich sein, ersetzen jedoch keine vollständige Nachlassakte. Ihre Möglichkeiten unterscheiden sich je nach Dienst und können sich durch Änderungen an den Nutzungsbedingungen oder Menüs verändern.

Bei der Einrichtung sollte geprüft werden:

• Wer wird als Kontakt benachrichtigt?
• Welche Daten dürfen heruntergeladen oder weitergegeben werden?
• Wird eine Löschung ausgelöst, und lässt sie sich noch stoppen?
• Welche Frist oder welches Ereignis aktiviert die Funktion?
• Wie wird ein Todesfall nachgewiesen?
• Gilt die Einstellung für alle Konten oder nur für einen einzelnen Dienst?

Automatische Löschung ist keine Alternative zu Backups. Sie kann außerdem problematisch sein, wenn Angehörige zunächst Unterlagen sichern oder laufende Verträge beenden müssen. Wer eine solche Funktion verwendet, sollte das Auslöseszenario dokumentieren und die Einstellung regelmäßig kontrollieren.

Ein Nachlasskontakt erhält nicht automatisch dieselben Rechte wie ein Erbe. Die Plattform kann eigene Identitäts- und Nachweisverfahren verlangen. Deshalb sollten wichtige Unterlagen, Vollmachten und Kontoinformationen unabhängig von der jeweiligen Anbieterfunktion verwahrt werden.

Vollmacht, Testament und technische Liste aufeinander abstimmen

Eine technische Kontenliste beantwortet vor allem die Frage, wo sich ein Zugang oder eine Information befindet. Sie legt nicht automatisch fest, wer rechtlich handeln darf. Für rechtsverbindliche Entscheidungen kommen je nach persönlicher Situation ein Testament, ein Erbvertrag, eine Vorsorgevollmacht oder eine gesonderte Vollmacht in Betracht. Formvorschriften und Reichweite sollten fachkundig geprüft werden.

Die Dokumente sollten widerspruchsfrei sein. Wenn eine Vertrauensperson den Passwortmanager verwalten darf, eine andere Person aber die Konten abwickeln soll, muss die Aufgabenverteilung eindeutig beschrieben werden. Ebenso sollte feststehen, wer Geräte entgegennimmt, wer Daten archiviert und wer Löschungen veranlasst.

Wichtige Bestandteile einer organisatorischen Nachlassmappe sind:

• eine aktuelle Konten- und Geräteübersicht ohne offen sichtbare Passwörter
• Hinweise auf den Aufbewahrungsort von Zugangsmitteln und Wiederherstellungscodes
• Vollmachten und Informationen zur Erbenstellung
• Angaben zu laufenden Kosten, Verträgen und Kündigungswünschen
• Regeln für private, gemeinsame und geschäftliche Daten
• Datum der letzten Prüfung und Hinweis auf die nächste Aktualisierung

Die Mappe sollte so verwahrt werden, dass sie vor zufälligem Zugriff geschützt und im Ernstfall auffindbar ist. Die bloße Kenntnis des Verstecks bei einer einzigen Person schafft ein zusätzliches Ausfallrisiko.

Sonderfälle: Kryptowährungen, Domains und berufliche Daten

Digitale Vermögenswerte erfordern eine besonders genaue Planung. Bei Kryptowährungen kann der entscheidende Zugang in einer Hardware-Wallet, einer mobilen Wallet, einer Börse oder einer Wiederherstellungsphrase liegen. Wer die Wiederherstellungsphrase verliert oder ungeschützt weitergibt, riskiert entweder den dauerhaften Verlust oder einen unbefugten Zugriff. Sie sollte weder als unverschlüsselte Datei in einer gewöhnlichen Cloud noch als Foto auf einem synchronisierten Smartphone gespeichert werden.

Bei Domains und Webhosting sind Registrierungsdaten, Zugangskonten, Zahlungsinformationen und technische DNS-Einstellungen relevant. Eine Domain kann für E-Mail-Adressen, Webseiten oder geschäftliche Abläufe wichtig sein. Eine Kündigung ohne vorherige Sicherung kann den Verlust von Nachrichten, Webseiteninhalten oder der Erreichbarkeit auslösen.

Berufliche Konten gehören nicht automatisch in eine private Nachlassmappe. Geschäftliche E-Mail-Postfächer, Kundendaten, Quellcode und Zugangsschlüssel können Eigentum oder Verantwortungsbereich eines Arbeitgebers oder Auftraggebers sein. Für Selbstständige empfiehlt sich eine klare Trennung zwischen privaten und beruflichen Konten sowie eine schriftliche Regelung für Vertretung, Zugriff und Übergabe. Datenschutz, Geheimhaltung und interne Sicherheitsvorgaben sind dabei zu beachten.

Sicherheitsplan für Angehörige nach einem Todesfall

In der akuten Situation sollte nicht zuerst das gesamte digitale Profil durchsucht werden. Ein geordnetes Vorgehen schützt Daten und erleichtert die Abwicklung:

1. Dokumente sichern: Sterbeurkunde, Testament, Vollmachten und Nachweise zur Erbenstellung geordnet bereithalten.
2. Geräte schützen: Computer, Smartphones und Datenträger nicht unkontrolliert weitergeben oder zurücksetzen.
3. Zahlungen prüfen: Laufende Kosten, Abonnements und geschäftliche Verpflichtungen anhand der Übersicht erfassen.
4. Konten priorisieren: Zuerst E-Mail, Finanzkonten, Versicherungen, wichtige Cloud-Daten und Identitätsdienste bearbeiten.
5. Beweise und Unterlagen erhalten: Rechnungen, Verträge und relevante Nachrichten vor einer Löschung sichern, wenn sie für die Abwicklung benötigt werden.
6. Anbieter kontaktieren: Die jeweils vorgesehenen Nachlass- oder Supportverfahren nutzen und erforderliche Nachweise einreichen.
7. Zugriffe kontrollieren: Nach der Übergabe Sitzungen beenden, Passwörter ändern und nicht mehr benötigte Freigaben entfernen.

Ein Angehöriger sollte nicht unbedacht das Passwort einer verstorbenen Person auf vielen Geräten oder Diensten weiterverwenden. Besser ist eine kontrollierte Übergabe, bei der wichtige Daten archiviert und Konten danach geordnet geschlossen, übertragen oder in einem zulässigen Zustand belassen werden.

Die Nachlassregelung regelmäßig aktualisieren

Eine einmal erstellte Liste veraltet schnell. Neue E-Mail-Adressen, gekündigte Abonnements, geänderte Telefonnummern und neue Geräte müssen eingetragen werden. Auch ein Wechsel des Passwortmanagers oder der Vertrauensperson erfordert eine Überarbeitung der Notfallregelung.

Für die regelmäßige Prüfung eignet sich eine feste Checkliste:

• Sind alle neuen Konten, Geräte und digitalen Vermögenswerte erfasst?
• Funktionieren Wiederherstellungsadressen und Zwei-Faktor-Methoden noch?
• Sind Backups vorhanden, lesbar und an einem geeigneten Ort verwahrt?
• Stimmen Vertrauenspersonen, Vollmachten und testamentarische Regelungen noch überein?
• Existieren automatische Lösch- oder Inaktivitätsfunktionen, deren Einstellungen angepasst werden müssen?
• Wurden nicht mehr benötigte Zugänge und Wiederherstellungscodes entfernt?

Die Überprüfung sollte nach größeren Änderungen erfolgen, etwa nach einem Umzug, einer Heirat, einer Trennung, einem Gerätewechsel, der Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit oder der Einrichtung neuer Finanzkonten. Ein dokumentiertes Aktualisierungsdatum hilft der vorgesehenen Vertrauensperson, die Zuverlässigkeit der Angaben einzuschätzen.

FAQ zum digitalen Nachlass

Wer darf auf digitale Konten einer verstorbenen Person zugreifen?

Das hängt von der Erbenstellung, vorhandenen Vollmachten, den Vertragsbedingungen und den Umständen des Einzelfalls ab. Ein Passwort allein beweist keine Berechtigung. Anbieter können einen Erbnachweis, eine Sterbeurkunde oder weitere Unterlagen verlangen.

Reicht eine Liste mit Benutzernamen und Passwörtern aus?

Nein. Eine vollständige Regelung muss auch Geräte, Wiederherstellungscodes, Backups, gewünschte Maßnahmen, laufende Verträge und zuständige Personen berücksichtigen. Die Zugangsdaten sollten geschützt und getrennt von frei zugänglichen Hinweisen verwahrt werden.

Was passiert mit E-Mails und privaten Nachrichten?

Sie können Teil des digitalen Nachlasses sein, müssen aber nicht pauschal geöffnet werden. Die gewünschte Behandlung sollte ausdrücklich festgelegt werden. Rechte und Interessen anderer Personen in der Kommunikation bleiben zu berücksichtigen.

Sollten Konten automatisch gelöscht werden?

Eine automatische Löschung kann dem Datenschutzwunsch entsprechen, aber wichtige Unterlagen oder Vermögenswerte unzugänglich machen. Vor der Aktivierung muss geklärt werden, welche Daten benötigt werden und wie Angehörige die erforderlichen Nachweise erbringen.

Wann ist professionelle Beratung sinnvoll?

Rechtliche oder steuerliche Beratung ist insbesondere bei mehreren Erben, geschäftlichen Konten, größeren digitalen Vermögenswerten, Kryptowährungen, internationalen Anbietern oder absehbaren Konflikten sinnvoll. Technische Sicherheitsfragen können zusätzlich eine fachkundige IT-Beratung erfordern.